Porqué hacemos Inventarios

Ud. es un jefe de almacén. El director comercial de su empresa le pregunta: ¿cuanto tenemos de esto? Ud. va a la pantalla, o mejor agarra su teléfono, selecciona el artículo y pulsa un botón. La impresora saca un listado que le dice qué cantidad tiene, así cómo las ubicaciones que contiene este artículo en su almacén y en qué unidades. Su almacén tiene un WMS  o SGA (Warehouse Management System, o Sistema de Gestión de Almacén), y conoce las existencias en tiempo real.

Muchos otros almacenes no tienen un sistema y usan diferentes estrategias para responder a la misma pregunta:
– Un buen jefe de almacén actualizará en una hoja Excel lo que entra o sale de un hueco (ubicación). Si no tiene tiempo lo hará una o dos veces al día. Podrá usar las herramientas de Excel para responder a la misma pregunta. Dependiendo del momento, la respuesta será más o menos en tiempo real.
– Un jefe de almacén que no haya podido actualizar su Excel o que no lo tenga y confíe en su memoria, responderá con mucha inseguridad. Tal vez ni siquiera pueda responder.

Saber cuánto y dónde lo tenemos es el objetivo principal de un WMS (SGA. Es muy recomendable que todos los almacenes con estanterías tengan un WMS.

Un WMS proporciona a los operarios un terminal con un lector láser (conectado con el Sistema por WiFi, sin cables). Cada vez que hace un movimiento el operario lee con el lector qué se mueve (el código de barras de la paleta), y  para saber a dónde lo deja, lee una etiqueta de código de barras que el WMS identifica con un hueco (pegamos la etiqueta en el larguero). ¡Sin tener que teclear nada! ¡Sin necesidad de desplazarse a una pantalla! ¡No cuesta dinero!

Los almacenes que no tienen WMS (SAGA) emplean mucho tiempo en actualizar sus inventarios (con los errores debidos a la captura de la información), o simplemente no invierten tiempo en actualizar inventarios, con lo cual no saben cuánto y dónde tienen cada cosa (menos aún cuando el jefe de almacén se va de vacaciones).

Cuando se cierra el año fiscal, en contabilidad hacen un asiento de diferencia de existencias. Nuestra empresa no vale lo mismo según las existencias que tiene. Un auditor hará este asiento respaldado por un papel escrito.

Si usted tiene un WMS el papel será parecido a un listado, su coste será sacarlo y el auditor lo verificará aleatoriamente. Si no lo tiene le tocará hacer un inventario, es decir, subir a las estanterías y contar la mercancía de los palés, y luego contar también la que tiene en los huecos de picking.

POR ESO HACEMOS INVENTARIOS: PARA SABER QUÉ Y DÓNDE LO TENEMOS.

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